Outro dia, encontrei um amigo que há tempo não nos víamos. Questionei como estava e observei que andava sumido. A resposta: “eu ando muito ocupado e não tenho mais tempo para nada do trabalho”. A mesma realidade de meu amigo é vivenciada diariamente pela maioria dos profissionais em redor do mundo. O resultado é correria, estresse, poucas realizações profissionais e pessoais, e a sensação de que o tempo passou e aproveitou-se muito pouco a vida.
Não precisava ser assim. Quando alguém vier reclamar que não consegue se dedicar àquilo que é importante em sua vida por excesso de tarefas e falta de tempo, não se iluda. Dar algumas horas a mais por dia, se isto fosse possível, ou diminuir a quantidade de trabalho, na quase totalidade de vezes, não irá atender a necessidade desta pessoa. A sensação inicial de alívio logo será sufocada pelas obrigações e tarefas diárias, voltando a estar ocupado como ou pior do que antes.
O problema, evidentemente, não está na quantidade de trabalho. A questãoreside na falta de estabelecimento de prioridade. Estas pessoas não listam suas atividades e obrigações para coloca-las em ordem de prioridade. Priorizar, segundo o dicionário Houaiss, significa “dar prioridade a; enfrentar em primeiro lugar e com mais empenho”.
O que colocar “em primeiro lugar e dedicar com mais empenho”?
A maior parte literatura sobre a administração de tempo ensina as pessoas, equivocadamente, organizarem seu tempo através da elaboração de uma agenda diária ou semanal, criando listas de tarefas. Entretanto, esta metodologia despreza aquilo que de fato faz toda a diferença na vida das pessoas: as atividades importantes, ou seja, aquelas que trazem resultados efetivos para a vida pessoal e profissional.
Então, antes de começar o seu dia, o planejamento é primordial. Deixar de planejar seu dia é um ponto crítico para ter maiores resultados.
Por isto, antes de começar, liste todas as tarefas que você precise fazer no dia. Marque com um “X” aquelas que são mais importantes. Depois, coloque em ordem, da mais importante para menos importante. E execute-as na ordem que você estabeleceu como prioritário. Inevitavelmente, há tarefas que não poderão ser realizadas. Mas não se preocupe. Ou você delega para outra pessoa ou, com certeza, diante de suas prioridades não precisa necessariamente ser feita. Lembre-se, você não é o super-homem (ou mulher) para fazer tudo o que vem à sua mão!
Um ponto importante a se destacar, é diferenciar o que é importante do que é urgente. Urgente é aquela tarefa que precisa ser feita imediatamente, ou seja, crítica e imediata. Não tem mais tempo a perder. O prazo está prestes a esgotar. Se não executada, pode causar algum tipo de problema. Os urgentes devem estar no topo da sua lista de prioridades. Talvez, durante o dia, outras urgências surjam e você precise adiar o que estiver fazendo. Enfim, as atividades urgentes precisam ser feitas em primeiro.
Muitas tarefas importantes, porque não estavam no topo da lista de prioridades, com o passar do tempo tornam-se urgentes e precisam ser resolvidas. Quando você bem utilizar a lista de tarefas, com certeza, aprenderá a administrar melhor seu trabalho e sua vida.
